Una oficina de tres persones i una de trenta no necessiten el mateix. Tanmateix, moltes empreses trien armaris i arxivadors d’oficina pensant només en el preu o en l’estètica, i al cap d’un any tenen carpetes pel terra i un passadís que ningú pot creuar.
Triar bé el sistema d’emmagatzematge és una qüestió de càlcul. Depèn de quanta gent hi treballa, de quin paper guardeu i de la freqüència amb què el consulteu.
Equips d’1 a 5 persones
En una oficina petita l’espai és el recurs més escàs. Un armari baix, d’uns 70 a 110 cm d’ alçària, guarda carpetes i alhora serveix de superfície per a la impressora.
Tingueu en compte també que les portes de persiana requereixen menys espai que les portes batents.
Si cada persona necessita guardar documentació pròpia, els calaixos amb ròdes sota la taula no ocupen metres addicionals. Per a l’arxiu comú, un arxivador de dos o tres calaixos acostuma a ser suficient.
Equips de 6 a 20 persones
Aquí ja no n’hi ha prou amb mobles dispersos. Cal una zona d’arxiu.
El més habitual és combinar armaris alts de 198 cm, amb cinc alçades de carpeta, i arxivadors de caixes per a la documentació de consulta diària. Un armari alt de 100 cm d’amplada admet unes seixanta carpetes AZ, perquè cada llom ample ocupa uns 8 cm.
Separeu l’arxiu per departaments. Un arxivador per a comptabilitat, un altre per a recursos humans i armaris per al material general eviten que tothom remeni en tot.
Equips de més de 20 persones
Amb aquesta mida, l’arxiu es converteix en un projecte. Podeu centralitzar-lo en una sala amb armaris alts alineats o repartir mòduls per àrees perquè la documentació quedi a prop de qui la fa servir.
Si l’espai és limitat i el volum de paper és gran, els arxius mòbils compactes poden doblar la capacitat en la mateixa superfície. La inversió és més alta, però compensa quan cada metre quadrat costa diners.
Tipus d’armaris i arxivadors d’oficina
| Tipus | Millor per a | Aspecte a vigilar |
| Armari baix | Equips petits | Capacitat limitada |
| Armari alt amb portes | Arxiu general | Fondària de 40 a 45 cm |
| Armari de persiana | Passadissos estrets | Manteniment del mecanisme |
| Arxivador de calaixos | Consulta freqüent | Espai per obrir-los |
| Arxiu mòbil compacte | Grans volums | Cost i terra preparat |
Com calcular l’espai que necessiteu
Feu un inventari de carpetes AZ i caixes d’arxiu. Afegiu-hi un 30% de marge de creixement i convertiu-ho en metres lineals de prestatge. Un prestatge d’un metre admet unes dotze carpetes AZ.
Després, reviseu la planta de l’oficina. Deixeu un pas lliure d’entre 80 i 90 cm davant dels armaris, sobretot si hi ha calaixos que s’obren.
En espais oberts, els armaris també es poden utilitzar per fer divisions, contribuint a la decoració si són baixos o fins i tot aïllant acústicament si són alts.
Errors habituals
El més comú és comprar pensant només en el present. L’equip creix i en dotze mesos el moble ja no dona l’abast.
També falla qui ignora la fondària. Un armari de 30 cm no admet carpetes AZ. I qui oblida el tancament amb clau deixa documentació amb dades personals a l’abast de qualsevol persona.
Reglament General de Protecció de Dades (RGPD)
Preguntes freqüents sobre armaris i arxivadors d’oficina
Quants armaris necessita una oficina de 10 persones?
Entre dos i quatre armaris alts i un o dos arxivadors de calaixos cobreixen la majoria d’oficines d’aquesta mida amb un arxiu documental moderat.
Quina fondària ha de tenir un armari per a carpetes AZ?
Entre 40 i 45 cm. És la mesura que permet encabir un format A4 sense que sobresurti.
Un arxiu que creix amb l’equip
Uns armaris i arxivadors d’oficina ben escollits no es noten, perquè tot és al seu lloc quan cal. Comenceu per l’inventari, calculeu els metres lineals i deixeu marge per créixer.
A MdO us uferim tot un ventall de possibilitats i us podem ajudar a triar la triar la combinació d’armaris i arxivadors d’oficina que encaixa amb la mida del vostre equip.